שירות מענה טלפוני מתאפיין בכך שהוא משמש לעיתים קרובות בתור כרטיס הביקור של העסק. כאשר לקוחות יוצרים קשר טלפוני עם עסק מסוים, הם מייחסים חשיבות רבה לתשובות שהם מקבלים. אם התשובות לא מספיק מקצועיות או אם הנציג לא סבלני, סביר להניח שהלקוחות ירגישו אכזבה. תחושה כזו של אכזבה מסוכנת מבחינה מסחרית, כי היא מעודדת את הלקוחות לבצע פעולה אקטיבית ולהחליף את החברה או העסק בנותני שירותים אחרים.
מן העבר השני, שירות מענה טלפוני מתאפיין בכך שהוא חשוב מאוד עבור העסק עצמו. כל בעל עסק מנוסה מבין את המשמעות של שירות מן הסוג הזה ואת הדרך שבה הוא משפיע עליו. כאשר העסק משתמש בשירות הזה, הוא למעשה מגדיל את הסיכוי למכור עוד מוצרים ושירותים ללקוחות החדשים שיוצרים איתו קשר טלפוני. יתרה על כך, שירות מענה טלפוני ברמה גבוהה הוא תנאי לשימור לקוחות קיימים.
השוואה בין שירותי מענה טלפוני
העניין הוא שלא לכל עסק יש את המשאבים ואת הניסיון הנדרשים על מנת לגייס כוח אדם ולהקים מוקד של מענה טלפוני מסודר. בשביל לפתור את הבעיה, יש כיום אפשרות לקבל את השירות של מענה טלפוני בשיטה של מיקור חוץ.
המשמעות של מיקור חוץ היא תשלום חודשי קבוע של העסק ובתמורה שירות מענה טלפוני שניתן ללקוחות שלו על ידי חברה חיצונית. למעשה, העסק מפרסם מספר טלפון מסוים – אבל מי שיוצר איתו קשר מגיע אל הנציגים של החברה שמספקת לו את השירות של המענה הטלפוני.
לאחר מכן, הפרטים הנאספים מהלקוחות חוזרים אל בעל העסק ומשמשים אותו ליצירת קשר נוסף, למכירת מוצרים או שירותים, למענה על שאלות, להצעת מבצעים וכן הלאה.
